Datenschutzerklärung für Karl´s VereinsManager
Stand: September 2026
Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf karls-vereinsmanager.de, im Kundenportal, beim Kauf und bei der technischen Bereitstellung von Vereinsinstanzen. Für die fachlichen Daten, die ein Verein in seiner eigenen Instanz verarbeitet, ist regelmäßig der jeweilige Verein Ansprechpartner. Der Verein kann dazu ergänzende Datenschutzhinweise bereitstellen.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Stephan Genosko
Schuhbaumstr. 7
94209 Regen
Deutschland
E-Mail: info@karls-turniermanager.de
Kontakt: https://karls-vereinsmanager.de/kontakt
2. Hosting und technische Zugriffsdaten
Die Website, das Kundenportal und die Vereinsinstanzen werden auf einem virtuellen Server bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, betrieben. Beim Aufruf können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Betriebssystemangaben, Referrer, HTTP-Status und übertragene Datenmenge in technischen Protokollen verarbeitet werden. Das dient der Auslieferung, Fehleranalyse, Sicherheit und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Technische Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie es für diese Zwecke erforderlich ist. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Weitere Informationen: https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy.
3. Kundenkonto und Anmeldung
Bei der Registrierung und Nutzung des Kundenportals verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Verifizierungs- und Kontostatus, Anmelde- und Sicherheitsereignisse sowie freiwillige Profil- und Rechnungsangaben. Für E-Mail-Bestätigung und Passwort-Zurücksetzen werden zeitlich begrenzte Einmal-Links verwendet. Die Verarbeitung ist für Konto, Vertrag, Support und Sicherheit erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Ohne die für ein Konto erforderlichen Angaben können wir das Portal nicht bereitstellen.
4. Bestellungen, Verträge und Rechnungen
Beim Kauf und bei Verlängerungen verarbeiten wir Produkt, Preis-Snapshot, Bestellnummer, Zahlungsstatus, Zahlungszeitpunkt, zugehörige Vereinsinstanz, Laufzeit, Rechnungsanschrift, Rechnung und gegebenenfalls Korrekturbelege oder Erstattungsstatus. Diese Daten werden zur Durchführung und Abrechnung des Vertrags verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gespeichert. Eine fehlgeschlagene oder stornierte Zahlung führt nicht automatisch zur Löschung einer Vereinsinstanz.
5. Zahlungsabwicklung mit Mollie
Für Online-Zahlungen nutzen wir Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Wir übermitteln den Zahlungsbetrag, eine Bestellreferenz und die technisch erforderlichen Angaben für die Weiterleitung zum Checkout. Mollie verarbeitet die zur ausgewählten Zahlungsart erforderlichen Zahlungsdaten. Vollständige Karten- oder Bankdaten aus dem Mollie-Checkout speichern wir nicht. Nach einer Rückmeldung prüfen wir den Zahlungsstatus über die Mollie-Schnittstelle; allein die Rückkehr zur Website gilt nicht als Zahlungsbestätigung. Testzahlungen werden gesondert gekennzeichnet und sind keine echten Zahlungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: https://www.mollie.com/de/privacy.
6. Einrichtung und Betrieb einer Vereinsinstanz
Für die vom Kunden beauftragte Einrichtung verarbeiten wir Vereinsname, Kurzname, gewünschte Subdomain, Logo, Farben, gewählte Funktionen und Name sowie E-Mail-Adresse des ersten Vereinsadministrators. Wir erzeugen daraus eine getrennte Anwendung mit eigener Datenbank und eigenem Dateispeicher. Für technische Betreuung verarbeiten wir Zustands-, Versions-, Modul-, Backup- und Fehlerdaten. Ein zeitlich begrenzter Supportzugriff wird nur für einen konkreten Anlass aktiviert und protokolliert. Rechtsgrundlage für Einrichtung und Betrieb ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Sicherheit und Fehlerbehebung ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Daten innerhalb der Vereinsinstanzen
Welche personenbezogenen Daten ein Verein in seiner Instanz nutzt, hängt von den aktivierten Funktionen ab. Dazu können Mitglieder- und Kontaktdaten, Geburtsdaten, Zugehörigkeiten, Beitrags- und Zahlungsdaten, Dokumente, Termine und Rückmeldungen, Nachrichten, Inventarausleihen, Mannschafts- und Sportdaten sowie gegebenenfalls Angaben zu Sorgeberechtigten und Minderjährigen gehören. Der jeweilige Verein legt Zwecke, Zugriffsrechte und fachliche Aufbewahrung fest und ist für diese Verarbeitung regelmäßig verantwortlich. Die Plattform stellt die technische Umgebung bereit; Mitgliederdaten werden nicht in das Kundenportal übernommen. Betroffene Mitglieder wenden sich für fachliche Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen zunächst an ihren Verein. Soweit wir dabei als Auftragsverarbeiter tätig sind, richtet sich die Verarbeitung nach der Vereinbarung mit dem Verein.
8. E-Mail und Benachrichtigungen
Wir verwenden E-Mail-Adressen für Bestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Einladungen, Vertrags- und Laufzeithinweise sowie notwendige Systemnachrichten. Der Versand erfolgt über den konfigurierten SMTP-Dienst bei IONOS. In Vereinsinstanzen können berechtigte Benutzer Benachrichtigungen zu Vereins- und Mannschaftsvorgängen erhalten. Die Anzeige innerhalb der Anwendung ist von optionalen Push-Mitteilungen getrennt.
9. Web-Push und installierbare Webapp
Web-Push wird nur nach einer bewussten Aktivierung auf dem jeweiligen Gerät verwendet. Hierfür speichern die Vereinsinstanzen die technische Push-Adresse, Browser-Schlüssel, Gerätebezeichnung und Benachrichtigungseinstellungen verschlüsselt beziehungsweise zugriffsgeschützt. Zur Zustellung wird der vom Browser oder Betriebssystem verwendete Push-Dienst eingebunden; dabei können technische Verbindungsdaten an diesen Dienst gelangen. Push kann im Profil, im Browser oder im Betriebssystem deaktiviert werden. Die installierbare Webapp nutzt einen Service Worker für technische Funktionen; private Vereinsseiten und Dokumente werden nicht gezielt für die Offline-Nutzung zwischengespeichert. Rechtsgrundlage für freiwillige Push-Mitteilungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für notwendige Sicherheitsverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
10. Cookies und lokale Speicherung
Für Anmeldung, Sitzungen und Schutz gegen missbräuchliche Formularaufrufe werden technisch notwendige Cookies eingesetzt. Auf Wunsch können vertrauenswürdige Gerätesitzungen verwendet und im Profil widerrufen werden. Die Webapp kann technisch erforderliche Dateien und Einstellungen lokal speichern. Derzeit setzen wir auf den öffentlichen VereinsManager-Seiten keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein. Sollte später ein nicht notwendiges Tracking hinzukommen, werden diese Hinweise und gegebenenfalls die Einwilligungslösung vorher angepasst.
11. Datensicherheit, Backups und Empfänger
Vereinsinstanzen werden getrennt betrieben; Berechtigungen begrenzen den Zugriff. Datenübertragungen erfolgen per HTTPS. Vollständige Systembackups können die Plattform und alle Vereinsinstanzen enthalten; sie werden nach der konfigurierten Aufbewahrung gelöscht, soweit kein Sicherheits- oder Wiederherstellungsgrund entgegensteht. Technische Dienstleister erhalten Daten nur, soweit das für Hosting, E-Mail, Zahlungsabwicklung oder den vom Nutzer gewählten Push-Dienst erforderlich ist. Eine allgemeine Veröffentlichung von Mitgliederdaten erfolgt durch die Plattform nicht.
12. Speicherdauer
Wir speichern Konto-, Vertrags- und Rechnungsdaten entsprechend dem jeweiligen Zweck und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Technische Sitzungen, Einmal-Links, Push-Abonnements und Protokolle werden bei Ablauf, Widerruf oder nach den jeweils geltenden technischen Aufbewahrungsregeln entfernt. In Vereinsinstanzen bestimmt der jeweilige Verein die fachliche Aufbewahrung seiner Daten; Backups können gelöschte Daten bis zum Ablauf ihrer Sicherungsfrist noch enthalten.
13. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Daten des Kundenkontos kontaktieren Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse. Bei fachlichen Daten einer Vereinsinstanz ist regelmäßig der jeweilige Verein der erste Ansprechpartner.
14. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Datenverarbeitung oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Website veröffentlicht.